La limpieza de la oficina también es una obligación legal: que exige la normativa de prevención a las empresas

Muchas empresas tratan la limpieza como un gasto de mantenimiento más. La normativa de prevención de riesgos laborales la trata de otra forma: es una condición mínima de los lugares de trabajo y, cuando se encarga a una empresa externa, obliga también a coordinarse con ella.

El punto de partida es la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, que obliga al empresario a garantizar la seguridad y la salud de su plantilla. Esa ley se desarrolla en varios reglamentos, y uno de ellos se ocupa directamente de los espacios donde se trabaja, oficinas incluidas.

Qué dice el Real Decreto 486/1997

El Real Decreto 486/1997, de 14 de abril, fija las disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo. Su artículo 5 remite al anexo II para todo lo relativo al orden, la limpieza y el mantenimiento, y ese anexo recoge tres ideas que cualquier oficina debería tener presentes:

• Los lugares de trabajo, sus instalaciones y sus equipos deben limpiarse periódicamente y siempre que haga falta para mantenerlos en condiciones higiénicas adecuadas.
• Las zonas de paso, las salidas y las vías de circulación deben estar libres de obstáculos para poder usarse sin dificultad.
• La propia limpieza no puede convertirse en un riesgo: debe hacerse en el momento, de la forma y con los medios más adecuados.

El tercer punto es el que más se olvida. Fregar un pasillo en plena jornada sin señalizar el suelo mojado o mover cableado bajo los puestos con la plantilla trabajando son situaciones que la norma pide evitar. Por eso tantas oficinas programan la limpieza a primera hora o al cierre.

El mismo real decreto exige en su anexo V que vestuarios, aseos y locales de descanso se mantengan en condiciones de limpieza adecuadas. En la práctica, los aseos y el office son las zonas donde una limpieza insuficiente se nota antes y donde más quejas se acumulan.

Cuando la limpieza la hace una empresa externa

Contratar la limpieza no traslada toda la responsabilidad. Cuando trabajadores de dos empresas coinciden en un mismo centro, la normativa de coordinación de actividades empresariales, recogida en el Real Decreto 171/2004, obliga a ambas a intercambiar información sobre los riesgos del lugar y a coordinar las medidas de prevención.

Para una oficina eso se traduce en cosas concretas: informar a la empresa de limpieza de los riesgos del espacio, como zonas en obras, cuadros eléctricos o productos almacenados, y pedirle a su vez la evaluación de riesgos de su personal y la información sobre los productos que usa.

Qué conviene pedir por escrito

Una empresa de limpieza seria entrega sin problema la documentación que permite cumplir con la coordinación. Lo habitual es pedir:

• El plan de limpieza con tareas, frecuencias y horarios.
• Las fichas de datos de seguridad de los productos químicos que se van a usar.
• La acreditación de que el personal está dado de alta y formado en prevención.
• El seguro de responsabilidad civil en vigor.

Esa documentación también sirve para comparar ofertas. En Badalona, donde conviven despachos en el centro con oficinas dentro de naves en polígonos como Can Ribó o Les Guixeres, una empresa limpieza de oficinas en Badalona que trabaje con plan escrito, personal propio asegurado y horarios fuera de la jornada facilita buena parte de estas obligaciones sin trabajo extra para el cliente.

Más que una cuestión de imagen

El Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo dedica una nota técnica específica, la NTP 481, al orden y la limpieza de los lugares de trabajo, y la presenta como una base de la prevención: muchas caídas, golpes y tropiezos tienen su origen en espacios desordenados o mal mantenidos.

Una oficina limpia da buena imagen a las visitas, pero sobre todo es un lugar de trabajo más seguro.

Este artículo tiene carácter informativo. Para dudas sobre la aplicación concreta de la normativa en cada empresa, lo indicado es consultar con el servicio de prevención de riesgos laborales.